Calidad y protección de datos personales

Política de calidad

DG-GE-07 · Versión 03 · Aprobada en octubre de 2026

Alcance certificado: Prestación de servicios de diseño y desarrollo, comercialización, asesoría, automatización industrial, mantenimiento y soporte técnico para sistemas y equipos de pesaje.

Weighing Systems Solutions W.S.S. Ltda brinda soluciones integrales en sistemas de pesaje al sector industrial: comercialización, diseño, fabricación, instalación, mantenimiento, automatización y servicio post-venta. Nos comprometemos a cumplir los requisitos de nuestros clientes y los legales y reglamentarios aplicables, a lograr su satisfacción con profesionales competentes y calificados y a mejorar continuamente la eficacia de nuestro sistema de gestión de la calidad.

Objetivos de calidad

DG-GE-08 · Versión 02 · Aprobados en octubre de 2026

De acuerdo con nuestra política de calidad, establecemos los siguientes objetivos:

• Aumentar la satisfacción de nuestros clientes y el cumplimiento de sus requisitos.
• Cumplir los requisitos legales y reglamentarios aplicables a nuestros productos y servicios.
• Reducir los errores controlables y las salidas no conformes en la prestación del servicio.
• Fortalecer la competencia de nuestro personal técnico y comercial.
• Mantener un nivel adecuado de proveedores confiables.
• Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Política de tratamiento de datos personales

DG-GE-12 · Versión 01 · Aprobada el 13 de octubre de 2026

1. Objetivo

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Weighing Systems Solutions W.S.S. LTDA (en adelante, WSS LTDA), y dar a conocer a los titulares sus derechos y los procedimientos para ejercerlos, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

2. Responsable del tratamiento

• Razón social: Weighing Systems Solutions W.S.S. LTDA
• NIT: 900.223.013-8
• Domicilio: Calle 33 # 2C-90, barrio Porvenir, Santiago de Cali (Valle del Cauca), Colombia
• Teléfono: 318 707 7852
• Correo para protección de datos: protecciondedatos@wssltda.com
• Sitio web: www.wssltda.com

3. Alcance

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por WSS LTDA, físicos o digitales, y a todos los trabajadores, contratistas y terceros que traten datos personales por cuenta de la empresa. Comprende los datos de clientes, prospectos, proveedores, aliados comerciales, trabajadores, extrabajadores, aprendices, candidatos y personas que se comunican con la empresa a través de su sitio web, correo electrónico, teléfono o redes sociales.

4. Marco legal

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia; Ley Estatutaria 1581 de 2012; Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2, que compiló el Decreto 1377 de 2013), y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

5. Definiciones

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
2. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, los datos biométricos, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o la pertenencia a sindicatos.
5. Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
6. Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos; en este caso, WSS LTDA.
7. Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
8. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
9. Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
10. Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

6. Principios

WSS LTDA aplica en el tratamiento de datos personales los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

7. Tratamiento y finalidades

WSS LTDA recolecta, almacena, usa, circula, actualiza y suprime datos personales para las siguientes finalidades, según la relación del titular con la empresa:

7.1 Clientes, prospectos, proveedores y aliados comerciales

1. Establecer, ejecutar y dar cumplimiento a la relación comercial o contractual, y proveer los productos y servicios requeridos, incluidos la instalación, el mantenimiento, el soporte técnico y el servicio post-venta.
2. Elaborar cotizaciones y propuestas, y enviar por correo físico o electrónico, mensajería, teléfono u otro medio información comercial, publicitaria o promocional sobre los equipos y servicios de WSS LTDA, nuevos productos y cambios de precios.
3. Evaluar la calidad de los productos y servicios y medir la satisfacción del cliente.
4. Gestionar la selección, evaluación y pago de proveedores, y realizar referenciación comercial.
5. Facturar, gestionar cartera y cumplir obligaciones contables y tributarias.

7.2 Trabajadores, extrabajadores, aprendices y candidatos

1. Adelantar procesos de selección, verificación de referencias y antecedentes, y contratación.
2. Gestionar la relación laboral: nómina, afiliaciones y aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, seguridad y salud en el trabajo, capacitación y evaluación del desempeño.
3. Controlar el acceso y la asistencia a las instalaciones, incluido el uso de datos biométricos (huella dactilar).
4. Expedir certificaciones laborales y conservar la información exigida por la ley una vez terminada la relación laboral.

7.3 Finalidades comunes a todos los titulares

1. Atender peticiones, consultas, quejas y reclamos.
2. Compartir los datos con terceros cuando sea necesario para cumplir disposiciones legales o ejecutar la relación con el titular, tales como entidades de seguridad social, laboratorios aliados, transportadores, auditores y autoridades, quienes estarán obligados a guardar confidencialidad.
3. Transmitir o transferir los datos a fabricantes y proveedores ubicados en el exterior cuando se requiera para la gestión de garantías, el registro de equipos o el soporte técnico, en los términos del numeral 13.
4. Soportar procesos de auditoría interna o externa, incluidas las del sistema de gestión de la calidad, y atender requerimientos de autoridades competentes.

8. Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

WSS LTDA solo trata datos sensibles cuando son necesarios para las finalidades descritas, como los datos de salud requeridos por el sistema de seguridad y salud en el trabajo y los datos biométricos para control de asistencia, y siempre con autorización expresa del titular. La empresa informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos.

Los datos de niñas, niños y adolescentes, como los de hijos de trabajadores para su afiliación como beneficiarios, solo se tratarán con autorización de su representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

9. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante WSS LTDA.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

10. Deberes de WSS LTDA

Como responsable del tratamiento, WSS LTDA cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar al titular el ejercicio de sus derechos; solicitar y conservar copia de la autorización; informar la finalidad de la recolección; conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias; mantenerla actualizada y rectificarla cuando corresponda; tramitar las consultas y reclamos en los términos legales; exigir a los encargados el respeto de la seguridad y privacidad de la información; e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes de seguridad que se presenten.

11. Autorización

WSS LTDA solicita la autorización del titular a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, por escrito mediante el formato FT-GH-07 Autorización para tratamiento de datos personales, por medios electrónicos como las casillas de aceptación de los formularios del sitio web, o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir que otorgó su consentimiento. La empresa conserva prueba de las autorizaciones otorgadas.

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el registro civil de las personas.

12. Atención de consultas y reclamos

La Gerencia de WSS LTDA es el área responsable de atender las consultas y reclamos de los titulares, a través del correo protecciondedatos@wssltda.com o por escrito radicado en la dirección del domicilio. Pueden presentarlas el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, acreditando su identidad.

Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no fuere posible atenderlas en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un presunto incumplimiento, podrá presentar un reclamo que contenga su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas; si transcurridos dos (2) meses no presenta la información requerida, se entenderá que desistió. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo; si no fuere posible, se informará el motivo y la fecha de atención, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante WSS LTDA.

13. Transferencia y transmisión internacional de datos

Cuando sea necesario para la gestión de garantías, el registro de equipos o el soporte técnico, WSS LTDA podrá transferir o transmitir datos personales a fabricantes y proveedores ubicados en el exterior. Las transferencias se realizarán a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos o en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la autorización expresa del titular o la necesidad para ejecutar un contrato entre el titular y WSS LTDA. Las transmisiones se ampararán en un contrato de transmisión o en las condiciones previstas en la autorización del titular.

14. Seguridad de la información

WSS LTDA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, como el control de acceso a la información física y digital, el uso de contraseñas y la restricción del acceso al personal que lo requiera para el cumplimiento de sus funciones, con deber de confidencialidad.

15. Registro nacional de bases de datos

WSS LTDA inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esté obligada a ello conforme a la normativa vigente.

16. Vigencia

Esta política rige a partir de la fecha de su aprobación y reemplaza cualquier versión anterior. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades para las cuales se recolectaron los datos y durante los términos que exija la ley, en especial en materia laboral, contable y tributaria. Cualquier cambio sustancial en esta política será comunicado oportunamente a los titulares a través del sitio web www.wssltda.com.